Sumber Daya Insani (SDI) dan Tupoksi

 

TUPOKSI

Penanggungjawab/Rektor

Tugas:

  1. Bertanggungjawab dan berkomitmen penuh atas keberhasilan dan penyempurnaan SPMI, SMM ISO, dan akreditasi
  2. Menindaklanjuti hasil temuan SPMI, SMM ISO,dana kreditasi
  3. Mengevaluasi kinerja LPM

Fungsi:

  1. Sebagai top manajemen universitas dalam lingkup Catur dharma yang meliputi bidang pendidikan dan pengajaran, bidang penelitian, bidang pengabdian kepadamasyarakat, dan bidang Al-Islam Kemuhammadiyahan
  2. Sebagai penyedia sumber daya insani, sarana-prasarana, dan finasial penerapan SPMI di lingkungan UMSurabaya
  3. Sebagai pengarah dan pengendali penerapan SPMI

 

Pembina/Penasehat/Pengarah/MR

Tugas:

  1. Mengarahkan dan meningkatkan efektifitas dan efesiensi penyelenggaraan program dan kemajuan kinerja tim LPM
  2. Memberi umpan balik terhadap penyelengaraan penjaminan mutu
  3. Mendorong kebijakan peningkatan mutu dan daya saing universitas.

Fungsi:

  1. Mewakili tugas utama rektor
  2. Menghubungkan tugas-tugas rector tentang penerapan SPMI kepada LPM
  3. Mencari peluang pengembangan SPMI dan peningkatan standar mutu

 

Kepala LPM

Tugas:

  1. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengembangkan SPMI secara berkesinambungan, konsisten, efisien, dan akuntabel
  2. Mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan SPMI seluruh unit kerja di lingkungan UMSurabaya
  3. Melakukan pembinaan sivitas akademika menyangkut kesiapan dan pelaksanaan SPMI di Unit Kerja masing-masing
  4. Menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan personal/SDM yang akan ditugaskan dalam penerapan Sistem Penjaminan
  5. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi kebijakan, manual, prosedur, dan standar mutu UMSURABAYA kepada sivitas akademika secara
  6. Melaksanakan sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu UMSURABAYA kepada stakeholders
  7. Melaporkan hasil penerapan SPMI kepada rektor.

Fungsi:

  1. Mewakili tugas utama rektor
  2. Menghubungkan tugas-tugas rector tentang penerapan SPMI kepada LPM
  3. Mencari peluang pengembangan SPMI dan peningkatan standar mutu

 

Sekretaris

Tugas:

  1. Membantu tugas kepala LPM dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu internal
  2. Membantu menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan personal/SDM yang akan ditugaskan dalam penerapan Sistem Penjaminan
  3. Mengkoordinir GPM, UPM, dan unit kerja dalam pengembangan dokumen dan perangkat audit SPMI
  4. Mengkoordinir pelaksanaan SPMI seluruh unit kerja di lingkungan UMSurabaya
  5. Membuat laporan hasil penerapan SPMI yang akan disampaikan kepala LPM kepada Rektor

Fungsi:

  1. Memudahkan tugas-tugas kepala LPM dalam melaksanakan SPMI.
  2. Penyedia dan pengelola system dokumen dan arsip yang diperlukan dan digunakan dalam implementasi SPMI di seluruh unit kerja
  3. Penghubung tugas-tugas Kepala LPM dalam mengkoordinasikan kegiatan SPMI di tingkat fakultas dan program studi.

 

Staf Sekretariat

Tugas:

  1. Melakukan administrasi umum (surat masuk dan keluar) LPM
  2. Mengiventarisasi kekayaan LPM
  3. Melakukan pelayanan kepada pelanggan internal dan eksternal
  4. Membuat pembukuan keuangan LPM

Fungsi:

  1. Pelaksana tugas administrasi umum, asset/kekayaan, dan keuangan LPM
  2. Penyedian dan pemelihara logistic berhubungan dengan semua kegiatan SPMI
  3. Penerima tamu pelanggan internal dan eksternal

 

Ka. Divisi Info dan Data

Tugas:

  1. Mengelola web dan email sebagai pangkalan data LPM
  2. Menyiapkan bahan sosialisasi dan internalisasi kebijakan, manual, prosedur, dan standar mutu UMSURABAYA kepada sivitas akademika secara
  3. Menyiapkan bahan sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu UMSURABAYA kepada stakeholders
  4. Mengelola data dan informasi yang relevan dengan peningkatan mutu UMSurabaya

Fungsi:

  1. Penyedia informasi dan data SPMI secara akurat dan reliable untuk kebutuhan sosialisasi, proses SPMI, dan laporan hasil Audit dan akreditasi
  2. Pengembang dan pengelola sistem informasi LPM

 

Ka. Divisi Pengembangan Dokumen

Tugas:

  1. Mengembangkan perangkat penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Akademik dan Non-Akademik melalui penyiapan:
    • Kebijakan Mutu di tingkat Universitas, Fakultas, Jurusan dan Program Studi
    • Manual Mutu
    • StandarMutu
    • Prosedur Mutu
    • Instruksi Kerja
    • Rekaman
    • Perangkat Audit Mutu
  2. Melakukan pengendalian sistem dokumen dan arsip
  3. Melakukan pengendalian produk tidak sesuai

Fungsi:

  1. Penyedia dokumen SPMI dan instrumen Audit Mutu
  2. Pemutakhiran sistem dokumen dan arsip

 

Ka. Divisi Monev-in dan Audit Akademik

Tugas:

  1. Menerapkan sistem penjaminan mutu di UMSURABAYA pada lingkup: Catur Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan AIK)
  2. Mengembangkan mekanisme pendampingan dan asistensi kepada program studi untuk proses akreditasi.
  3. Memfasilitasi dan mendampingi Program Studi dalam mempersiapkan dokumen dan asesmen lapangan/visitasi untuk pengajuan status Akreditasi.
  4. Melaksanakan Audit terhadap pelaksanaan kegiatan akademik (Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat) rutin yang dilaksanakan oleh UMSURABAYA.
  5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
  6. Melaporkan berbagai Temuan dan Ketidaksesuaian hasil Audit Kepada Pimpinan Unit Pelaksana Kegiatan Akademik terkait dan/atau Pimpinan UMSURABAYA untuk dilakukan upaya perbaikan.

Fungsi:

  1. Perencana, pelaksana, pengevaluasi, pengendali, dan pengembang audit internal dan monevin bidang akademik
  2. Fasilitator persiapan akreditasi program studi (APS) dan institusi/perguruan tinggi (APT)

 

Ka. Divisi Pengawasan Internal

Tugas:

  1. Menetapkan kebijakan pengawasan internal bidang non-akademik;
  2. Melaksanakan pengawasan internal terhadap pengelolaan universitas bidang non akademik melalui Audit terhadap pelaksanaan kegiatan manajemen keuangan, manajemen kepegawaian/SDM, manajemen aset, tata kelola) rutin yang dilaksanakan oleh Umsurabaya.
  3. Mengajukan saran dan/atau pertimbangan mengenai perbaikan pengelolaan kegiatan non akademik kepada Rektor atas dasar hasil pengawasan internal
  4. Mendampingi petugas pemeriksa eksternal (BPK, BPKP, Itjen dan Akuntan Publik)
  5. Melaporkan hasil pengawasan internal kepada Rektor

Fungsi:

  1. SPI mempunyai fungsi melaksanakan pengawasan internal ke seluruh unit utama dan unit lainnya di lingkungan UMSurabaya, terutama dalam bidang non akademik.
  2. SPI juga melaksanakan fungsi incidental untuk melaksanakan pemeriksaan atau audit pada unit-unit bisnis yang dikelola oleh Badan Pengelolaan dan Pengembangan Usaha (BPPU) Universitas yang ditetapkan dalam RKPT universitas, serta tugas insidental lainnya yang penugasannya berdasarkan SK Rektor/Pimpinan
  3. Pengawasan internal meliputi :evaluasi dan monitoring, pemeriksaan atau audit, dan reviu atas penyelenggaraan universitas, serta jenis audit lainnya sesuai dengan hasil temuan dan
  4. Tanggungjawab SPI termasuk menjaga integritas dan obyektivitas serta bertindak secara professional seperti dipersyaratkan dalam standar profesi audit internal, serta menjamin tidak terdapat benturan kepentingan auditor anggota SPI dengan auditan dan kegiatan yang diaudit.

Kewenangan:

  1. Dalam menjalankan tugas dan fungsi, SPI memiliki kewenangan :
    • Monitoring dan evaluasi tindaklanjut rekomendasi hasil temuan audit dan pemeriksaan kepada pimpinan universitas secara
    • Berwenang untuk meminta konfirmasiĀ  kepada Rektor atau Pimpinan Universitas tentang pelaksanaan tindaklanjut rekomendasi hasil temuan audit.
    • SPI mempunyai akses terhadap seluruh dokumen keuangan dan kinerja, pencatatan aktivitas, manajemen aset, manajemen SDM, hukum dan ketatalaksanaan, fisik harta universitas dari seluruh bagian unit utama, dan unit-unit usaha/bisnis lainnya untuk mendapatkan data informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas audit.
  2. SPI memiliki kewenangan untuk melakukan pengembangan dan pelatihan auditor untuk meningkatkan keahlian profesinya, baik yang dilaksanakan oleh intern SPI maupun pihak
  3. SPI memiliki kewenangan untuk mengembangkan instrument kertas kerja audit dan bukupedoman audit internal yang relevan guna kelancaran pelaksanaan fungsi dan tugas SPI.

 

MR. GPM/UPM

Tugas:

  1. Mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan dokumen-dokumen mutu di tingkat Fakultas/Program/Lembaga.
  2. Mendorong fungsionalisasi Unit Penjaminan Mutu Jurusan/Program Studi,
  3. Menyusun laporan dan rekomendasi kepada LPM UMSURABAYA dalam upaya peningkatan mutu di tingkat Fakultas/Program/Lembaga secara berkesinambungan

Fungsi:

  1. Pelaksana kebijakan top manajemen melalui kepala LPM di tingkat fakultas/program studi
  2. Perencana, pelaksana, pengevaluasi, pengendali, dan pengembang SPMI di tingkat fakultas dan program studi

 

TIM Internal AuditorĀ 

Tugas:

  1. Mempelajari ruang lingkup bidang audit bidang akademik dan bidang non-akademik yang akan dilaksanakan pada unit kerja
  2. Mempersiapkan dan memahami perangkat audit yang akan digunakan dalam pelaksanaaan audit bidang akademik dan bidang non-akademik
  3. Melaksanakan audit bidang akademik dan bidang non-akademik
  4. Membuat laporan temuan hasil audit bidang akademik dan bidang non-akademik

Fungsi:

  1. Mitra LPM/GPM/UPM dalam penerapan SMPI di UMSurabaya
  2. Auditor yang independen/netral atas sistem dan kinerja unit kerjadi lingkungan UMSurabaya